Минимум бумаги, максимум пользы: «Ингосстрах» продолжает внедрение электронного документооборота

С прошлого года «Ингосстрах» начал поддерживать ESG-повестку в работе: для сохранения природных ресурсов компания частично отказалась от использования бумаги и начала работать в системе электронного документооборота. Сотрудники подвели итоги такого перехода и отметили, что  новая система ускоряет документооборот и значительно экономит ресурсы.

Так, за 11 месяцев 2022 года увеличилось количество контрагентов, с которыми «Ингосстрах» обменивается документами электронным способом – с 3,5% этот показатель увеличился до 40%. Чтобы как можно больше документации перевести в цифровой вид, сотрудники компании разработали план действий. Например, с января по ноябрь контрагенты прошли идентификацию в «Диадок» — официальной системе электронного документооборота «Ингосстраха». Для быстрого перехода все стороны подписали соглашения об обмене документами с использованием электронно-цифровых подписей, которые были адаптированы для нового формата обмена документации. Параллельно с переходом в систему ЭДО с внешними контрагентами, сотрудники «Ингосстраха» разработали функционал для электронного документооборота товарно-материальных ценностей внутри компании.

Переход к электронному документообороту имеет множество преимуществ: оптимизировалась работа по обмену документов, сократились сроки ожидания бумажных документов и расходы на их пересылку внутренней почтой.

Также акты и учетные документы стали подписывать быстрее, а сотрудникам больше не нужно складировать папки для хранения бумажных документов и занимать им места в архиве. А еще «Ингосстрах» таким способом участвует в ESG-повестке и помогает сохранить деревья, используя электронный документооборот.

«В прошлом году «Ингосстрах» начал активную работу по внедрению электронного документооборота, и мы уже отмечаем значительные результаты в этом направлении. Такой способ позволяет сократить кураторам договоров время на получение документов от поставщиков, а бухгалтерии – более оперативно и просто отразить закрытие операций в учете. Мы рады, что получили положительный отклик от контрагентов и сотрудников за взаимодействие в этом вопросе. Мы намерены и дальше работать в этом направлении, ведь ЭДО помогает заботиться об окружающей среде и презентует «Ингосстрах» как ответственную компанию», — отметила Наталья Чурякова, заместитель главного бухгалтера «Ингосстраха».

В 2023 году компания будет продолжать вводить изменения в систему документооборота. В планах – увеличение количества контрагентов, с которыми «Ингосстрах» будет работать в ЭДО.